Как заезжать в новый офис

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Как подготовиться к переезду офиса
• Что и как перевозить при смене офисных помещений
• Как правильно перевезти документы при переезде офиса
• Как лучше всего организовать переезд офиса

Важные этапы подготовки офиса к переезду

Существуют два варианта того, как перевезти офис, первый из которых заключается в быстром перемещении имущества организации, а второй – в постепенном.

Рассмотрим вторую концепцию переезда – постепенную. При таком подходе мероприятие может растянуться на несколько недель, а то и на несколько месяцев. На протяжении этого времени в выбранное помещение постепенно перемещаются различные подразделения организации.

При подобном варианте организация продолжает работать в своем ритме, осуществляя деятельность в обычном режиме. Среди недостатков такого переезда отметим существующую вероятность его затягивания, что может быть вызвано плохой организацией самого процесса. К тому же может снизиться эффективность взаимодействия между офисными подразделениями, которая была бы на более высоком уровне при их нахождении в одном помещении. Также может возникнуть проблема с переносом и своевременностью подключения различных офисных коммуникаций.

Первая концепция предполагает быстрый переезд. Такое перемещение занимает несколько дней (как правило, два-три) и возможно в том случае, если число рабочих мест в компании не превышает трехсот. Подобный вариант также позволяет не приостанавливать работу компании на длительный срок. Идея быстро перевезти офис может стать отличным решением для многих небольших организаций. А значит, затевая глобальное перемещение предприятия, можно, не задумываясь, останавливаться именно на первом варианте.

При выборе места для нового офисного помещения не стоит исходить лишь из соображений престижа.

Если вашу целевую аудиторию составляют строительные и монтажные организации, то лучше переезжать в развивающиеся районы, в которых ведется активная застройка.

Итак, вы нашли место, и оно вас устраивает. Однако не следует забывать о том, что переезжать вы будете не в одиночестве, а со всеми своими сотрудниками. Чтобы не растерять их, поднимите информацию, касающуюся места жительства каждого из них. Если месторасположение нового офиса будет находиться далеко от дома сотрудников и иметь неудобную для большинства транспортную развязку, то лучше подумать об этом заблаговременно, проведя подготовительную работу с коллективом.

Вам придется стать психологом, поразмыслить над тем, чего не хватает подчиненным, чем вы можете компенсировать дискомфорт от переезда. Объявив о переезде, расскажите людям о преимуществах, которыми будет обладать новое место (в зависимости от ваших возможностей и потребностей сотрудников). Например, что кабинеты в новом помещении будут удобнее и просторнее, в буфете будут предлагаться домашние обеды по доступным ценам, на кухне – бесплатный чай, кофе и сладости, заинтересуйте подчиненных увеличением зарплаты или снижением количества обязанностей в связи с приемом новых сотрудников.

Решив все вопросы с работниками, можно приступать к решению вопроса о том, как перевезти офис, организовав процесс наилучшим образом. Скорее всего вы не располагаете достаточным количеством времени для самостоятельного решения всех организационных моментов, поэтому стоит возложить данные обязанности на кого-либо из подчиненных. Главное, не забудьте снять с него ряд других обязанностей, иначе ему не хватит времени для координации переезда.

Итак, вы решили вопрос о переезде, предупредили и подготовили сотрудников, назначили координатора. Но до того момента, как вы с головой уйдете в решение организационных вопросов, не забудьте составить и разослать письма всем клиентам и партнерам, в которых сообщите о смене места нахождения офиса, укажите новый адрес, дату, с которой компания начнет работать на новом месте. К письму можно также приложить карту и схему проезда.

Задумавшись о том, как перевезти офис, учтите, что вам не обойтись без четкого плана переезда, учитывающего все необходимые работы, которые следует выполнить, не только в новом, но и в старом помещении.

7 советов, которые помогут максимально быстро и удобно перевезти офис

Этап организационных работ предполагает учет всех мелочей, облегчающих переезд, ведь в этом случае вы сможете перевезти офис в сжатые сроки и с наименьшими затратами.

Совет 1. Составьте план помещений действующего офиса, отметьте имеющиеся рабочие места, а также относящуюся к ним мебель. Теперь необходимо подготовить план новых помещений и определить места расположения столов, шкафов и других предметов обстановки.

Существенное значение имеет площадь помещений, расположение дверных и оконных проемов, габариты мебели. Следует заблаговременно позаботиться об электрических розетках для офисной техники, они должны быть в достаточном количестве и находиться в местах, удобных для подключения.

Совет 2. Решая, как перевезти офис, определите, каков будет объем перевозок, выберите подходящий транспорт. Если офисы находятся не слишком далеко друг от друга, а все вещи не помещаются в одну малотоннажную машину, то можно совершить два рейса. При необходимости сделать четыре и более рейсов, лучше воспользоваться парой единиц транспортных средств.

Совет 3. Думая о том, как перевезти офис оперативно, воспользуйтесь услугами бригады грузчиков. Их численность должна соответствовать объемам работ. При наличии в офисе сейфа или других негабаритных или тяжеловесных объектов для транспортировки, вам придется прибегнуть к помощи такелажников.

Грузчики могут не только вынести и погрузить в транспорт офисное имущество, но и разобрать мебель в старом помещении и собрать ее на новом месте.

Совет 4.

Следует позаботиться о том, чтобы правильно упаковать вещи:

• подготовьте для сотрудников коробки, в которые они будут упаковывать личные предметы;
• упаковав в коробки папки с документами, канцелярскими принадлежностями и пр., не забудьте их промаркировать, укажите номер рабочего места или шкафа в соответствии с заранее составленным планом;
• офисную технику необходимо отключить от электропитания и упаковать в подходящие по размеру коробки, мониторы следует обернуть воздушно-пузырьковой пленкой, шнуры аккуратно сложить вместе с самой техникой, коробки промаркировать;
• для перевозки живых растений (если таковые есть у вас в офисе) используются открытые коробки (если на улице холодно, то лучше отдельно воспользоваться легковым автомобилем).

Совет 5. Сложив и упаковав все вещи и оргтехнику, потребуется разборка офисной мебели. Поскольку существует риск повреждения шкафов и столов при перевозке на значительные расстояния, то их следует не только разобрать, но и качественно упаковать. Что касается стандартной однотипной мебели, то ее элементы (к которым относятся столешницы, полки, боковые части шкафов и столов и пр.) можно сложить вертикальными стопками, в таком виде они занимают минимальное количество места.

Если вы намереваетесь перевозить мебель в неразобранном виде, то не забудьте освободить ее от полок и ящиков, снять стеклянные дверцы. С обычных дверей необходимо убрать фурнитуру, а сами дверцы надежно зафиксировать с помощью скотча.

Совет 6. Внимательно отнеситесь к качеству упаковки мебели, задача упаковочного материала будет заключаться в предохранении ее от воздействия влаги, пыли, а также от случайных механических повреждений. Защитить гладкие полированные поверхности можно листами гофрокартона и стретч-пленкой. Не забудьте обернуть стретч-пленкой неразобранную мебель (как корпусную, так и мягкую) и сложенные стопками мебельные элементы.

Офисные стулья сложите стопками либо попарно (то есть один стул ставьте на другой ножками вверх), а затем обмотайте их стретч-пленкой. Аналогично поступите и с компьютерными креслами.

Уделите внимание маркировке упаковок: если вы проставите на них определенное обозначение в соответствии с планом нового офиса, то в процессе разгрузки мебели грузчики смогут перенести коробки к месту непосредственной сборки, что даст возможность сэкономить время в дальнейшем, а также избежать неразберихи.

Совет 7. Отличным решением станет организация разгрузки в соответствии с заранее составленным планом. После того как мебель и другие вещи будут распределены по предназначенным для них помещениям, можно будет приступать к обустройству рабочих мест.

Вам понадобится выполнить:

• сборку и расстановку мебели;
• размещение и подключение оргтехники;
• раскладку папок с документами и прочих вещей по привычным и предназначенным для них местам.

Решая, как перевезти офис, имейте в виду, что грамотная организация позволит выполнить переезд в течение нескольких часов. Если назначить данные мероприятия на выходные дни, то с понедельника компания сможет работать в штатном режиме. А доверяя вопросы переезда профессионалам, вы снимаете с себя груз забот и избавляетесь от лишней головной боли.

Как перевезти офис, не растеряв при этом важные документы

Если переезд организован неправильно, то работа компании может быть парализована на несколько дней. Избежать подобной ситуации можно, заранее подготовившись к тому, чтобы перевезти офис.

В большинстве случаев не возникает вопросов с перевозкой офисной мебели, компьютеров и оргтехники, однако нельзя то же самое сказать и о документах, особенно в том случае, если ваша организация насчитывает несколько отделов. Систематизировать и рассортировать бумаги необходимо аккуратно и тщательно, поскольку именно их можно назвать сердцем любого предприятия. И если потерять хоть один листок, можно получить на выходе серьезные проблемы.

Значит, во избежание путаницы в процессе переезда стоит разработать четкую систему перевозки деловых бумаг и контролировать ситуацию.

1. Сортировка документов.

Отлично, если в вашей компании заведено хранение документов в папках. Но если они не подшиты и хранятся в разрозненном виде, то перед тем, как перевезти офис, бумаги необходимо рассортировать по размерам и назначению. Наиболее ценные документы следует на время поместить на хранение в банковскую ячейку.

Не следует перевозить неупакованные документы внутри шкафов, поскольку они, во-первых, существенно увеличат вес мебели, а во-вторых, в процессе погрузки и разгрузки могут перемешаться. В то же время в уже находящиеся внутри машины стеллажи можно поставить коробки, заполненные упакованными бумагами, – такой прием поможет сэкономить пространство.

Упаковка документов.

Во избежание утраты или повреждения бумаг в процессе переезда их необходимо тщательно упаковывать. Для этого отлично подходят коробки из плотного многослойного картона. Реже используется толстая оберточная бумага, в которую заворачивают документы. Не забудьте тщательно заклеить как коробки, так и упакованные бумаги – это поможет избежать вероятности их вскрытия или повреждения при выполнении погрузочно-разгрузочных работ и транспортировке. Не допустить намокания документов во время переезда можно, дополнительно защитив их стретч-пленкой.

При большом документообороте компании лучше прибегнуть к услугам погрузчика, а при переезде и погрузке в автомобиль различных бумаг воспользоваться паллетами, разумеется, предварительно сгруппировав документы и обернув их стретч-пленкой.

Маркировка и опись.

Решая, как перевезти офис, имейте в виду, что сохранить привычное размещение в шкафах папок с документами помогает указание на коробках для бумаг названий отделов, номеров шкафов и полок. Чтобы исключить ошибки уже на новом месте, шкафы и полки следует заранее промаркировать стикерами.

Любой грузоперевозчик пользуется той или иной системой маркировки коробок с документами. Подготовив все бумаги к транспортировке, необходимо составить их опись. Помимо единого списка, можно также составить дополнительные описи по отделам.

Разгрузив машину с документами, не подписывайте акт выполненных работ и не отпускайте грузчиков, предварительно не убедившись в том, что все документы в соответствии с описью находятся на месте.

Как перевезти офис максимально комфортно

Решая, как перевезти офис, важно оценить объем предстоящих работ, а также свои возможности и силы и, исходя из этого, уже определиться, прибегнете ли вы к услугам компаний, организующих офисные переезды, или же сделаете это собственными силами.

Конечно, самостоятельный переезд не предполагает, что перевозкой мебели будут заниматься менеджеры и секретари, в этом случае речь идет о том, что, найдя специалистов по разборке, сборке и транспортировке мебели и техники, вы будете самостоятельно контролировать упаковку и распаковку имущества организации.

Если же, оценив свои возможности, вы придете к выводу, что обойтись своими силами не удастся, то лучше обратиться в компанию, занимающуюся офисными переездами. Несмотря на достаточно высокую стоимость подобной услуги, вы можете быть спокойны за то, что ничего не будет забыто, потеряно, упущено, расставлено не там и не так. Решение этих вопросов будет полностью лежать на нанятых вами работниках.

Решая, как перевезти офис, и нанимая компанию-перевозчика, имейте в виду, что ее сотрудники не волшебники, способные за секунду переместить вас и ваших сотрудников вместе с мебелью, техникой и документами в новое помещение. До заключения договора следует внимательно изучить условия работы компании, задать интересующие вас вопросы, касающиеся оказания услуг, изучить договор, обратив особое внимание на ответственность организации и на тот момент, будет ли перевозчик страховать ваше имущество.

Подписав контракт, вам необходимо предоставить сотрудникам компании-перевозчика:

• возможность оценить объем перевозимых вещей;
• ознакомить их с планом расстановки мебели и техники на новом месте;
• выбрать подходящий вам вариант упаковки из предлагаемых.

Решение всех вопросов, касающихся упаковки, перевозки и расстановки мебели и техники в новом офисе берет на себя компания-перевозчик. Вам же надо будет лишь прибыть на новые рабочие места, разобрать документы и подключить оргтехнику.

Изменения — закон жизни. И те, кто смотрит только в прошлое или только на настоящее, бесспорно, пропустят будущее.

Каждый человек сталкивался хотя бы раз в жизни с переездом. Этим сейчас уже никого не удивишь. Компании переезжают в другой офис по ряду причин: расширение штата и, как следствие, необходимость в новом просторном здании или помещении, изменение цен на аренду площадей, необходимость ремонта в старом офисе или просто желание переехать в новейший офис категории А. Есть даже компании, устраивающие переезд в новый офис, исключительно в целях смены рабочей обстановки для своих сотрудников.

Многим офисный переезд представляется подобным пожару событием: приостановленное на длительное время функционирование Вашей организации, суматоха, организация упаковки документов, мебели, оргтехники и многого другого, поиск грузчиков и транспорта, погрузка и разгрузка, а в конце еще распаковка и обустройство на новом месте.

Какой же вклад может внести HR-отдел компании, чтобы переезд был воспринят положительно и укрепил лояльность сотрудников?

Для начала нужно определиться с тем, что же необходимо знать HR-менеджеру при происходящих изменениях в компании?

2. Формы сопротивления переменам существенно отличаются друг от друга и зависят от того, воспринимаются ли они негативно или позитивно.

3. Сопротивление может принимать явную или скрытую форму. Скрытое сопротивление является более опасным, так как его нельзя выявить.

4. То, что люди говорят, часто не совпадает с тем, что они на самом деле думают. Сотрудники компании редко ощущают себя комфортно, открыто выражая свои эмоции по поводу идей руководства относительно предстоящих изменений.

Важным аспектом при проведении изменений является умение разъяснить значимость целей.

Для этого используется трехступенчатая схема разговора.

2. Подчеркнуть значимость этой цели:

3. Выяснить, насколько сотрудники понимают поставленные перед ними задачи и согласны работать над ними:

— Как сотрудник понял задачу?

— Согласен ли он с ней?

— Как будет её решать?

Причины сопротивления изменениям могут быть следующие:

экономические — потенциальная угроза потери заработанной платы или источников дохода, страх перед безработицей, лишением льгот и привилегий, высокие затраты времени и средств на внедрение изменений;

организационные — нежелание менять сложившуюся систему производственных и личных отношений, установившуюся расстановку сил, опасение за будущую карьеру, место работы, реакция на предыдущий неудачный опыт изменений;

личностные – нежелание менять привычки, инертность, страх перед новым, угроза занимаемой должности, личной власти, статусу в организации, потеря уважения в глазах руководства и коллег, осознание своей некомпетентности к восприятию нового, неверие в личные возможности, нежелание брать на себя новые ответственности и принятие решений.

Но все же, главная причина сопротивлений персонала — страх: страх потери и страх перед неизвестным и непонятным.

Тактики устранения сопротивлений:

Дж. Коттер к общетактическим методам преодоления и устранения сопротивления изменений относит следующие:

1. Обучение персонала и общение с ним. Устранение дефицита информации.

2. Участие сотрудников в переменах и вовлечение их в процессы принятия решений.

3. Помощь и поддержка в выполнении новых процессов и процедур.

4. Переговоры с людьми и согласие по большинству пунктов.

5. Манипуляция, маневрирование.

6. Явное и неявное принуждение.

Необходимо отметить три ключевых момента эффективной коммуникационной политики в компании, переезжающей в новый офис:

— открытое и честное общение руководства с подчиненными всех уровней;

— доведение до всех максимума информации о переезде;

— вовлечение сотрудников в процесс принятия решений.

Меры, которые может предпринять HR-отдел для положительного отношения сотрудников к переезду:

1. Информационная кампания должна быть всеохватывающей, подробной и использовать все возможные способы коммуникации. При этом информация должна содержать весомые и разумные объяснения происходящего и акцентировать внимание на положительных сторонах изменений для каждого сотрудника организации.

3. Провести опрос сотрудников об улучшении организации их рабочих мест и учесть эти пожелания при размещении персонала как способ ускорить адаптацию персонала к новому офису.

4. Лучше всего заранее озвучить все положительные изменения, которые произойдут в новом офисе. Пока люди находятся в нестабильном эмоциональном состоянии и будут придавать любым знакам внимания (или невнимания) большее, чем всегда, значение. А, следовательно, мотивирующий фактор будет выше.

5. Отпраздновать с персоналом переезд в новый офис. Пусть он ассоциируется с позитивными эмоциями!

Переезд – процесс непростой, в него заложено множество трудностей и нюансов, о которых не всегда получается подумать заранее.

За последние 6 лет мы 6 раз меняли офис, и это не всегда было связано с увеличением штата сотрудников. Однажды мы переезжали из-за неадекватного поведения арендодателей, которые решили с нового года повысить цену в 2 раза… Не будем умалчивать и о случаях собственной глупости, когда мы заключали договор в у.е. Эти сложности помогли нам накопить достаточно интересный опыт, связанный с переездом небольшой IT-компании, которым я и хочу с вами поделиться.

Для удобства я разбил процесс переезда на несколько частей:

Договор с новым арендодателем

Доверяй, но проверяй

Вот несколько советов – от человека, который не обладают юридическим образованием, но имеет опыт в разрешении вопросов по договорам:

Конечно, большинства ошибок можно спокойно избежать, если у вас есть знакомый или штатный юрист. Но мы говорим о небольшой компании. К тому же бывают случаи, когда переехать нужно максимально быстро – и не всегда получается обратить внимание на тонкости.

Если вы сделали выбор в пользу здания с низкими арендными ставками, где аргументом стало их недавнее открытие и косметический ремонт с вашей стороны – будьте готовы к тому, что через 11 месяцев (а обычно на столько заключается договор) вам поднимут арендную плату минимум на 50%. Расчет делается на ваше нежелание покидать новое место.

Но если вы все-таки захотите уехать, то внимательно прочитайте соглашение. Скорее всего там есть пункт, который запрещает забирать с собой установленные вами кондиционеры и другие улучшения.

Подготовка к переезду

Четкий план – половина успеха

После того, как договор подписан и обозначена дата переезда, наступает время рассказать всем сотрудникам, когда и куда вы переезжаете, желательно показать всем фотографии будущего офиса. Вы, конечно, можете удивить сотрудников по факту. Но помните, что слухи все равно поползут, а держать людей в неведении – крайне рискованно с точки зрения мотивации.

Первое, что вам необходимо сделать – это назначить ответственных за участки. Пусть системный администратор решает вопрос с интернетом, телефонией, серверными делами и компьютерами. Бухгалтерия занимается упаковкой документов и договоров. И так далее. Необходимо установить четкие дедлайны, чтобы не было никаких сюрпризов в день переезда.

Заранее подготовьте идентификаторы, с помощью которых ваши сотрудники обозначат свою технику, коробки и кресла. Их будет сложно искать после переезда.

Самый лучший день для смены офиса – это суббота. За выходные можно перевезти практически все, подготовить пространство к первому рабочему дню, проверить и настроить оборудование.

Мы решили отдать инициативу самым энергичным и несильно загруженным сотрудникам. Они помогали собирать коробки, складывать разные мелочи и упаковывать хрупкие предметы, а такие в офисе тоже бывают. Этот процесс можно сделать веселым и задорным, если придать ему игровой формат. Устройте соревнования на скорость или на вместительность похожих предметов в одной коробке. Мы настолько увлеклись креативным подходом, что даже провели гонку на стульях, которую, абсолютно случайно, выиграл генеральный директор.

Компания, которая будет вас перевозить

Есть люди, которые работают руками лучше вас, доверьтесь им

Не экономьте деньги на грузчиках, заставляя своих сотрудников таскать мебель и компьютеры. Конечно, вам не стоит доверять особо ценные вещи незнакомым людям, но все остальное оставьте им. На рынке есть много компаний, которые оказывают комплексные услуги по переездам. Это значит, что они заранее привезут вам коробки и скотч, посмотрят вещи, которые нужно перевозить, и помогут упаковать крупногабаритные предметы. Такие компании работают как с почасовой оплатой, так и по фиксу. Выбор остается за вами.

Мы не учли всего, когда заезжали в новый офис.

О том, что услуги охраны оплачиваются отдельно от договора и стоят ощутимую сумму, мы узнали позже. Причем платить нужно было именно наличными.

Дальше было еще интереснее. Вывоз мусора также не был включен в изначальное соглашение, и нам нужно было быстро найти компанию, которая избавила бы нас от оставшегося хлама. Платить завышенный ценник мы не хотели – и дело тут даже не в экономии, а в наглости арендодателей и предметном желании подзаработать еще больше.

Интернет и телефония

Ни одного разрыва.

Помните, что заключение нового договора дело хлопотное – если вы, конечно, считаете деньги. От звонка в компанию до прихода монтажников, когда у вас появляется в руках рабочий кабель, проходит примерно от 1 до 2,5 недель. Все сильно зависит от размера интернет-провайдера, крупным компаниям торопиться некуда и вы должны быть готовы подождать.

Если не успеваете, то посмотрите в сторону беспроводного интернета, это поможет вам пережить период темных дней в кабельном интернете.

Не забудьте подстраховаться и заранее выявить, какие интернет-провайдеры есть в вашем офисном здании. Бывает, что арендодатель находится в сговоре с провайдером, разрешая съемщикам работать только с ним. Такой подход может нанести ощутимый удар по вашему бюджету и превысить реальную стоимость примерно в 3-4 раза.

Мы обожглись, сделав ставку на популярного провайдера, которого используют многие наши соседи. Спустя пару месяцев сеть пропала на два часа, еще через месяц – на целый день, а спустя полгода мы получили приключение с перебоями соединения на 48 часов.

Думаю не нужно объяснить, как сильно маркетинговое агентство, которое специализируется на интернет-рекламе, зависит от хорошего провайдера.

Хотелось бы отметить, что, проанализировав ситуацию, мы выбрали отличный вариант, не вызывающий пока нареканий.

Let the war begin!

Переезд – это интересный способ посмотреть на то, кто же является неформальным лидером в коллективе. Вы можете поступить демократично и дать возможность руководителям отделов договориться между собой. По моему опыту, этот подход контрпродуктивен. Каждый начинает перетягивать одеяло на себя, стараясь сесть на самое комфортное место – с его точки зрения, а в итоге, кроме недовольства ничего не получается.

Конечно, нужно обязательно учитывать индивидуальные особенности определенных сотрудников, но будет куда лучше, если вы, как руководитель компании, сделаете выбор сами.

Мы остановились на шахматном порядке, у нас в наличии были белые и зеленые столы. Внутри этого построения сотрудники могли делать любые рокировки и отдавать предпочтения по аналогии с самолетом – у окна, в центре или у прохода.

Переезд

Этот прекрасный день!

Обязательно попросите нескольких сотрудников помочь вам в день переезда. Просить многих в небольшой компании просто не имеет смысла, так как у вас не будет времени на управление толпой. Цель этих людей – показывать грузчикам, что и куда переносить. Обозначьте для каждого зоны ответственности и определите руководителя процесса.

Если все хорошо спланировано и нет форс-мажоров, то дальше начинается рутинная работа. Следите за обстановкой спокойно и размеренно, поймите, что без сложностей не проходит ни один переезд.

К сожалению, очень вероятно, что что-нибудь разобьется или сломается.

Первый день в новом офисе

Новая жизнь

Сотрудники приходят в новый офис. Кто-то из них приятно удивлен, а кто-то – немножко расстроен. Не переживайте, спустя неделю все встанет на свои места. Люди умеют договариваться и находить компромиссы.

Материалы по теме:

Видео по теме:

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Сооснователь конструктора смарт-офисов KIT

Как избежать излишних трат без ущерба бизнес-процессам, расскажет Вадим Журдан, сооснователь конструктора смарт-офисов KIT.

Проанализируйте потребности компании

Перед переездом важно вновь вспомнить, зачем вы меняете офис. Что вам всегда не нравилось в нынешнем помещении и чего в нем не хватало.

Новый офис — это всегда соблазн пустить пыль в глаза и потратить бюджет на предметы, которые должны впечатлить будущих клиентов и повысить мотивацию сотрудников, но на деле выглядят нелепо и никому не нужны.

Например, для демонстрации корпоративных презентаций устанавливают информационные мультимедийные стенды, а сотрудникам намного удобнее смотреть все на своих компьютерах.

Либо для того чтобы работники могли передохнуть, ставят массажное кресло, которым никто не пользуется, потому что некогда и неудобно. А на деле коллективу не хватает обычных вешалок, зеркал и шкафчиков.

Полезно напрямую пообщаться с людьми и выяснить их реальные потребности. В городском планировании уже устоялся термин партисипативное проектирование, то есть разработка проектов с участием самих горожан — сейчас такой подход все больше используется при создании офисов.

Проведите опрос сотрудников и выясните, какие моменты больше всего ценятся и беспокоят их.

Выберите помещение

Подберите варианты помещений. Это удобно делать с помощью компаний-брокеров. Помимо самого поиска, некоторые из них выполняют так называемые Test Fit, пробные планы рассадки сотрудников. Так вы сможете понять, позволяет ли помещение разместить все отделы желаемым образом, хватит ли места для просторной переговорки, впишется ли ваша мебель и техника.

Если пропустить этот пункт, то некоторые столы могут оказаться слишком тесно сдвинуты, либо расположены на проходе, так что сотруднику будет сложно сосредоточиться.

При выборе офиса оценивайте локацию на наличие следующих пунктов:

• транспортная доступность,
• особенности пропускного режима,
• адекватность собственника здания и его персонала,
• развитость инфраструктуры в здании и в районе,
• наличие кафе, магазинов и прочих мест, где можно приятно провести время, переключаясь между рабочими задачами в течение дня.

Эти характеристики повлияют в дальнейшем на ваш HR-бренд. Соискатель со стажем оценит не только уровень зарплаты и качество задач, но и возможность заскочить в супермаркет неподалеку, прогуляться в обед по парку, зайти после работы в симпатичный бар. Близкое расположение хорошего музея тоже может оказаться серьезным преимуществом.

Также обратите внимание на наличие сервисной поддержки. Сейчас в борьбе за клиента многие бизнес-центры развиваются в сторону гостиниц — берут на себя базовые сервисы, такие, как интернет, уборка, доставка воды, чем сильно экономят время арендаторов. Особенно это актуально для небольших компаний — если у вас нет своего административного департамента, забота о бытовых вопросах отнимает очень много времени, которое лучше посвятить развитию бизнеса.

Чтобы минимизировать издержки в последующем ремонте помещения внимательно изучите конфигурацию и планировочные особенности. Наличие существующих перегородок, несущих стен и колонн, размещение мокрых точек и окон. Эти и другие нюансы будут влиять на сложность ремонта и возможность улучшения пространства в будущем.

Если бюджет позволяет, привлеките на этом этапе независимого архитектора, он поможет выбрать и грамотно зонировать площадку, что существенно повлияет на эффективность работы сотрудников.

Последний пример из нашей практики: компания долго не могла принять решение об аренде пространства, не понимая, как разместить в пространстве сто сотрудников — своими силами сделать это не получалось.

После подключения нашего архитектора удалось сделать проект под 120 человек, не только не потеряв в комфорте, но и добавив зоны, необходимые для сотрудников.

Воспользуйтесь арендными каникулами

Если есть намерение вносить изменения на арендуемой площади, и они будут носить не сугубо декоративный характер, часть их можно выполнить за счет арендных каникул. Этот формат подразумевает, что вы уже получаете помещение в свое распоряжение, но еще не платите аренду за этот период. Традиционный срок каникул на рынке — от недели до месяца.

Иногда, если компании выбирают минималистичный дизайн и минимально вкладываются в ремонт, за время каникул даже получается сэкономить — вы уже начали работать, а аренда еще не началась.

Позаботьтесь о сотрудниках

Каким бы продуманным и плавным ни был переезд офиса — это всегда стресс для сотрудников. Работать, пока вокруг двигают шкафы, или участвовать в их перемещении, пока горят сроки по проектам, — не лучшее решение. Так что стоит заранее подумать о том, чем будет занят коллектив.

В идеале можно на время переезда пересадить весь офис в коворкинг. За последние пару лет на рынке появилось несколько операторов, которые ориентированы на сдачу готовых офисов полноценным компаниям. Речь уже не идет ни о фрилансерах, ни о совместно используемой площади — вы получаете индивидуальное, полностью оборудованное пространство под нужное количество сотрудников.

Более экономный вариант — разрешить сотрудникам поработать из дома. Однако он подойдет не каждой компании — если в команде много новичков, то есть вероятность, что они расслабятся без непосредственного контроля руководства. Хорошая идея — отправить сотрудников на обучение.

Выберите перевозчика в соответствии с масштабом компании

При выборе сервиса грузоперевозок нужно решить, что вам больше подходит: перевозка с постатейными расходами или комплексный переезд.

Первый вариант может выйти дешевле, но тут нужно внимательно оценить вес и объем всех предметов — даже при небольшом превышении придется доплачивать. Сэкономить получится, если у вас небольшой офис.

Крупной компании проще воспользоваться услугой комплексного переезда. В этом случае перевозчик рассчитывает общую стоимость транспортировки ваших грузов, самостоятельно упаковывает, перевозит и все расставляет по указанным местам. Также он несет ответственность не только за сохранность имущества при переезде, но и за безопасность имущества третьих лиц. То есть вам не придется платить арендодателю, если при переезде грузчики поцарапают пол или сломают доводчик двери.

Как получить максимум

• Проведите опрос сотрудников до составления сметы действительно необходимых опций.
• Обратитесь к компании-брокеру, чтобы сделать план пробной рассадки.
• Оцените инфраструктуру, локацию и адекватность собственника.
• Выбирайте здание с сервисной поддержкой.
• Оцените ремонтопригодность помещения.
• Договоритесь о ремонте за счет собственника.
• Обеспечьте сотрудникам временные рабочие места вдали от шума ремонта.
• Проанализируйте объем имущества до выбора пакета услуг грузоперевозчика.

Фото в тексте и на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter